Para reposterías, florerías y cocinas que hoy toman pedidos por mensaje: cómo ordenar zonas, anticipos y entregas sin llevar la cuenta en una libreta.
Tomar pedidos por mensaje funciona hasta que funciona demasiado bien. Un sábado con quince pedidos entre la conversación de una clienta que cambió el sabor, otra que no confirmó dirección y una tercera que ya transfirió pero no sabes cuál es, y la libreta deja de alcanzar.
El problema no es el volumen. Es que la información de cada pedido vive en un lugar distinto.
Das de alta lo que vendes con su foto, su precio y su unidad: "1 litro", "docena", "pieza", lo que uses tú.
Cada producto decide cómo maneja su existencia. Si horneas bajo pedido, se marca como ilimitado y nunca se agota. Si tienes veinte piezas y se acaban, se descuenta solo con cada pedido y el producto aparece agotado cuando llega a cero, sin que tengas que acordarte de bajarlo.
También puedes poner un tope por pedido, para que nadie te aparte cuarenta piezas de algo que produces de a diez.
Aquí es donde se ordena el caos.
Defines tus zonas de entrega, cada una con su propio costo de envío. Si quieres, pones una compra mínima, y un monto a partir del cual el envío sale gratis.
Si además ofreces recolección, defines los puntos y las franjas de horario, con cupo por franja: si en la de 10 a 12 solo puedes entregar seis pedidos, el séptimo cliente ve esa franja llena y elige otra.
Y defines cuánto tardas en preparar y hasta qué hora recibes pedidos para el día siguiente. Con eso, tu cliente ve solo fechas que de verdad puedes cumplir.
Nada de esto se explica pedido por pedido. Se configura una vez.
Tú decides si cobras al entregar, si pides anticipo o si cobras completo por adelantado. El anticipo se define por porcentaje.
Cuando pides pago adelantado, al confirmar su pedido el cliente recibe tus datos para transferir y te manda el comprobante por WhatsApp. Tú lo apruebas o lo rechazas desde el panel, y si lo rechazas dejas escrito el motivo.
Si el comprobante no llega, el sistema le manda un recordatorio a las 24 horas. Si a las 48 horas sigue sin llegar, el pedido se cancela solo y los productos apartados vuelven a estar disponibles. Ese producto deja de estar bloqueado por alguien que ya no iba a pagar.
El dinero es siempre directo entre tu cliente y tú. Bookea no cobra ni retiene nada de tus ventas.
El pedido avanza por estados y en cada cambio le llega un correo al cliente: confirmado, en preparación, en camino, entregado. Deja de preguntarte "¿ya salió el mío?" porque ya lo sabe.
Si una entrega falla porque no había nadie, se marca como fallida y se reintenta sin tener que recrear el pedido desde cero. Y tienes una bitácora interna por pedido para las notas del equipo, que el cliente no ve.
Al rato de la entrega se le manda a tu cliente una invitación para calificar. Solo puede reseñar quien de verdad te compró, con un enlace personal que sirve una sola vez.
Las direcciones de entrega se borran solas a los noventa días. El importe y los productos se quedan como historial para tus reportes; dónde vive tu clienta, no.
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